Déclaration de Confidentialité

1. Introduction et périmètre

Cette Déclaration de Confidentialité explique comment TMF Group (« nous », « notre » et « nos ») utilise vos Données Personnelles dans le cadre de :

• services fournis à vous ou par vous (« Services »);
• toute autre relation (pré) contractuelle entre vous et TMF Group, à l’exception des relations d’emploi ou
• similaires (« Relations »);
• services fournis à ou par une entité que vous représentez ou pour laquelle vous travaillez (« votre entité ») ou des Relations que votre entité a avec TMF Group ;
• vos demandes en tant que personne concernée conformément aux lois applicables en matière de protection des données afin de vous fournir les informations demandées collectées par nous, comme indiqué à la section 3 de cette Déclaration.

Aux fins de cette Déclaration de Confidentialité, « Données Personnelles » désigne toute information par laquelle nous pouvons vous identifier, comme décrit plus en détail ci-dessous au paragraphe 3 (Données Personnelles que nous traitons).

Cette Déclaration de Confidentialité s’applique uniquement à l’utilisation des Données Personnelles des clients (potentiels), des fournisseurs ou d’autres partenaires commerciaux (individus) et des fonds d’investissement pour lesquels une entité du TMF Group est responsable et qualifiée en tant que responsable du traitement au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (2016/679/UE) (“RGPD”) ou d’une qualification similaire en vertu d’autres lois sur la protection des données. Cela signifie que l’entité du TMF Group détermine les finalités et les moyens du traitement de ces Données Personnelles, y compris les données collectées et conservées par ou pour le compte des fonds d’investissement gérés par TMF (« fonds gérés par TMF »).

Vos Données Personnelles peuvent être collectées par divers canaux, tels que lors d’un processus de vente, par des appels téléphoniques, par des formulaires que vous ou votre entité nous soumettez, par e-mail ou d’autres canaux ou outils de communication, ainsi que lors d’événements professionnels.

Nous pouvons collecter vos Données Personnelles directement auprès de vous ou indirectement par l’intermédiaire de votre entité.

Cette Déclaration de Confidentialité ne s’applique pas aux informations des entreprises si aucune Donnée Personnelle d’individus ne peut être dérivée de ces informations, sauf si elles sont considérées comme des Données Personnelles conformément aux lois locales applicables.

Pour notre utilisation des Données Personnelles en tant que sous-traitant conformément aux lois pertinentes sur la protection des données, la Politique de Protection des Données Personnelles s’applique. Nous avons également une Déclaration de Confidentialité du Site Web distincte qui s’applique et explique comment nous utilisons vos Données Personnelles lorsque vous visitez notre site web.

2. Qui nous sommes

Lorsque nous nous référons à « TMF Group » ou « nous », nous désignons chaque entité du TMF Group responsable de l’utilisation de vos Données Personnelles. Cela dépendra de l’entité du TMF Group avec laquelle vous avez l’intention de conclure ou avez conclu un contrat pour la fourniture de Services ou en ce qui concerne les Relations. Un aperçu des emplacements où les entités du TMF Group opèrent et des entités du TMF Group en tant que telles peut être trouvé ici.

3. Données Personnelles que nous traitons

Les Données Personnelles que nous traitons à votre sujet dans le cadre de la fourniture de Services ou de Relations comprennent les éléments suivants :

• Vos coordonnées. Votre nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail et toutes autres coordonnées que vous nous fournissez.
• Vos caractéristiques personnelles. Y compris votre sexe, profession, intitulé de poste, nom de votre entité, état civil (si indiqué sur les cartes d’identité nationales) ou d’autres caractéristiques personnelles demandées pour vous identifier en tant que client, fournisseur ou partenaire commercial, ou leur représentant ou employé, y compris les informations divulguées dans les registres commerciaux si elles sont considérées comme des Données Personnelles conformément aux lois locales applicables.
• Enregistrement des images vidéo. Lorsque vous entrez dans nos bâtiments ou locaux, vous êtes enregistré par nos systèmes de vidéosurveillance (CCTV). Vous pouvez également être enregistré sur des images vidéo lors d’événements, tels que des séminaires, que nous organisons. Les informations spécifiques et personnalisées sur ce traitement des données personnelles (si enregistré) sont disponibles dans les locaux de l’affilié TMF Group concerné. Le cas échéant, les images CCTV peuvent également être traitées par le propriétaire du bâtiment ou le tiers autorisé de l’affilié TMF Group.
• Vos données de communication. Vos demandes, toute plainte que vous pourriez avoir, ou toute demande ou plainte soumise pour vous ou en votre nom, et toute autre donnée que nous recevons si nous communiquons avec vous par e-mail, téléphone, en personne ou autrement.
• Informations KYC. TMF Group est tenu par la loi de mener des procédures d’identification “connaissance du client”. Pour respecter notre obligation légale, nous collectons également les informations suivantes des bénéficiaires effectifs ultimes (UBO) ou des dirigeants et représentants (par exemple, directeurs généraux ou membres du conseil d’administration) de nos clients : prénom et nom de famille, citoyenneté(s) (nationalités), vos Données Personnelles figurant sur une copie de pièce d’identité ou de passeport (y compris son numéro, les dates de délivrance et d’expiration, l’autorité de délivrance, photo de l’individu), CV (dans certains cas lorsque requis par la Conformité du Groupe), résidence fiscale, adresse privée/résidentielle, numéro de téléphone, adresse e-mail, date de naissance, lieu de naissance, état civil, profession et fonction actuelle, fourchette de revenu annuel, fourchette de richesse estimée, source de richesse et (le cas échéant) un numéro d’identification fiscale américain ou autre.

Si vous agissez en tant que partie à un contrat avec nous, fournir les Données Personnelles requises qui nous permettent de vous identifier en tant que partie contractante est une condition préalable à la conclusion de ce contrat. Le contrat ne peut être conclu sans les Données Personnelles sur la base desquelles nous pouvons vous identifier en tant que partie au contrat.

Fournir des Données Personnelles concernant le processus KYC est nécessaire pour que nous puissions nous conformer aux exigences légales, réglementaires ou professionnelles applicables en matière de législation anti-blanchiment. Si les Données Personnelles ne sont pas fournies, la vérification requise peut être considérablement entravée, et par conséquent, nous pourrions ne pas être en mesure de conclure un contrat avec vous ou votre entreprise, ou un contrat déjà conclu pourrait être résilié en raison de la non-conformité avec l’obligation légale imposée par la législation anti-blanchiment.

Fournir des Données Personnelles à des fins de contact ou de communication est volontaire. Cependant, l’absence de telles Données Personnelles peut retarder considérablement la fourniture de Services, le maintien des Relations ou la réponse à vos demandes ou plaintes.

Fournir des Données Personnelles uniquement à des fins de marketing est volontaire. Le fait de ne pas fournir les Données Personnelles à ces fins n’a aucune conséquence.

4. Finalités pour lesquelles nous utilisons vos Données Personnelles

TMF Group collecte, utilise ou traite autrement vos Données Personnelles pour les finalités ci-dessous et sur une base légale. Dans la mesure où nous détenons déjà des informations vous concernant, nous pouvons utiliser ces informations aux mêmes fins.

• Pour l’exécution de notre accord avec vous/votre entité: Nous utilisons vos Données Personnelles afin de remplir nos obligations découlant de tout accord conclu entre vous/votre entité et nous ou un fonds géré par TMF, et pour vous fournir à vous/votre entité les informations ou Services que vous demandez, y compris la gestion et le traitement de votre investissement dans un fonds géré par TMF, vos demandes, requêtes ou plaintes.
• À des fins de marketing, sur la base de votre consentement: Si vous êtes un client potentiel : nous utilisons vos Données Personnelles pour vous envoyer des communications marketing (telles que des newsletters, promotions, actualités ou mises à jour de services) par e-mail ou autres moyens électroniques ou par téléphone, mais nous ne le ferons qu’après avoir reçu votre consentement explicite, sauf si les lois applicables le permettent autrement. Vous pouvez retirer votre consentement, le cas échéant, ainsi qu’exercer vos droits à tout moment ; voir le paragraphe 9 (Vos droits) ci-dessous.
• Pour se conformer à nos obligations légales: Toute information mentionnée ci-dessus au paragraphe 3 (Données Personnelles que nous traitons) peut être utilisée pour se conformer à une obligation légale à laquelle TMF est soumis, telle que la tenue de registres commerciaux appropriés, la réalisation de procédures d’identification “connaissance du client”, l’initiation d’évaluations des risques, la réponse à des demandes légitimes d’agences gouvernementales et d’autorités publiques, et pour se conformer aux lois et règlements applicables ou comme autrement requis par la loi.
• Pour nos intérêts commerciaux légitimes:
  • Si vous êtes un client, fournisseur ou partenaire commercial existant, leur représentant ou employé : nous utilisons vos Données Personnelles (à la fois de manière agrégée et individuelle), telles que vos coordonnées et vos données d’identification électronique, dans le but de promouvoir nos Services susceptibles de vous intéresser (en fonction des Services que vous ou votre entité avez précédemment utilisés), de vous contacter à des fins de marketing ou à d’autres fins commerciales. Nous utilisons vos Données Personnelles pour des fins d’administration des clients, fournisseurs et partenaires commerciaux, telles que l’administration des accords de Services ou d’autres accords, selon le cas, et l’administration interne du travail effectué dans le cadre de ces accords.
  • Nous utilisons vos Données Personnelles pour analyser et améliorer la qualité de nos Services et pour mieux vous comprendre, vous ou votre entité, en tant que client (optimisation client). Cela nous permet d’évaluer ce qui pourrait vous intéresser, de mesurer ou de comprendre l’efficacité de la publicité que nous vous proposons, ainsi qu’à d’autres, et de diffuser des publicités pertinentes. De plus, en fonction de votre historique d’utilisation de nos Services, nous pouvons vous cibler avec des publicités ou d’autres supports marketing personnalisés selon vos préférences et expériences personnelles.
  • En outre, nous utilisons vos Données Personnelles pour nos autres intérêts commerciaux légitimes, tels que pour exploiter et développer nos activités commerciales, pour développer et améliorer ou modifier nos Services, pour générer des statistiques agrégées sur les utilisateurs de nos Services ; pour aider à la sécurité et à la prévention de la fraude ; pour administrer notre site web et pour des opérations internes, y compris le dépannage, l’analyse de données, les tests, la recherche et les objectifs statistiques.
  • Nous utilisons également vos Données Personnelles pour des raisons d’intégrité du système (par exemple, la prévention du piratage, du spam, etc.) ; pour faciliter nos opérations commerciales, pour appliquer les politiques et procédures de l’entreprise ; pour nous permettre de réaliser des transactions d’entreprise, telles que toute fusion, vente, réorganisation, transfert d’actifs ou d’activités du TMF Group, acquisition, faillite ou événement similaire ; ou pour d’autres finalités commerciales légitimes autorisées par la loi applicable.

5. Comment nous partageons vos Données Personnelles

Nous partageons vos Données Personnelles avec les parties suivantes:

• Responsables du traitement de données au sein du TMF Group. Vos Données Personnelles seront partagées entre les entités du TMF Group qui peuvent utiliser vos Données Personnelles comme décrit dans cette Déclaration de Confidentialité à des fins administratives internes, de gestion, d’analyse et autres fins commerciales. Chaque destinataire sera responsable de garantir la protection appropriée de vos Données Personnelles, de fournir des informations sur le traitement de vos données et d’obtenir des consentements supplémentaires si nécessaire. Vos Données Personnelles ne seront utilisées par les sociétés du TMF Group à des fins de marketing que si vous avez donné votre consentement explicite à cet effet et/ou lorsque nous avons un intérêt légitime à le faire. Un aperçu des emplacements où les entités du TMF Group opèrent et des entités du TMF Group en tant que telles peut être trouvé ici.*
• Fournisseurs de services et sous-traitants. Nous engageons des prestataires tiers pour fournir des Services pour nous ou en notre nom, qui peuvent avoir accès à vos Données Personnelles, y compris:
  • Partenaires commerciaux (tels que des cabinets d’avocats, de fiscalité et d’audit ou des fournisseurs de services financiers), y compris des sous-traitants engagés pour exécuter (une partie) des Services dans le cadre d’accords de Services;
  • Fournisseurs (tels que les prestataires de services informatiques);
  • Sociétés de marketing et de publicité qui réalisent des activités de marketing en notre nom;
  • Fournisseurs d’analyses et de moteurs de recherche qui nous aident à améliorer et optimiser notre site web, tels que Google Analytics.  
• Dans le cadre de la fourniture de leurs services, ils accéderont, recevront, maintiendront ou de toute autre manière traiteront les Données Personnelles en notre nom. Avant la prestation de leurs services, tout prestataire de services conclut un accord de traitement des données conforme aux exigences de la législation pertinente sur la protection des données. Nos accords avec ces prestataires de services ne permettent pas l’utilisation de vos Données Personnelles à leurs propres fins (marketing). Conformément aux exigences légales applicables, nous prenons des mesures commercialement raisonnables pour exiger des tiers qu’ils protègent adéquatement vos Données Personnelles et ne les traitent que conformément à nos instructions.Tiers en cas d’exigence légale. Nous divulguerons vos Données Personnelles si la divulgation est requise par la loi ou dans le cadre d’une enquête, d’une exigence réglementaire, d’une procédure judiciaire, d’une ordonnance du tribunal ou d’une procédure légale à notre encontre, ou pour protéger les droits ou la sécurité du site web, de nous-mêmes ou de nos sociétés affiliées.
• Transaction d’entreprise. De plus, les informations concernant nos clients, y compris les Données Personnelles, peuvent être divulguées dans le cadre de toute fusion, vente, transfert des actifs du TMF Group, acquisition, faillite ou événement similaire.
• Autres tiers, sur la base de votre consentement. Nous divulguons également des informations vous concernant, y compris des Données Personnelles, à tout autre tiers, lorsque vous avez consenti ou demandé que nous le fassions.

6. Transferts internationaux de vos Données Personnelles

En raison de la présence mondiale de nos opérations commerciales, TMF Group transfère les Données Personnelles que vous nous fournissez vers des pays autres que votre pays de résidence. Les lois de ces pays peuvent ne pas offrir le même niveau de protection à vos Données Personnelles. TMF Group ou les tiers que nous utilisons chercheront donc à garantir que toutes les garanties adéquates sont en place et que toutes les lois et réglementations applicables sont respectées dans le cadre de ce transfert, en particulier pour les Données Personnelles transférées vers des pays en dehors de l’Espace Économique Européen (« EEE »).

Les transferts de données intra-groupe au sein de TMF Group se font sur la base de nos Règles d’Entreprise Contraignantes, qui peuvent être consultées sur le site web de TMF Group (https://www.tmfgroup.com/en/legal/dataprotection/binding-corporate-rules/).

Pour les Données Personnelles transférées à des tiers en dehors de l’EEE, nous concluons des accords légalement requis avec ces tiers, y compris la version la plus récente des clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne ou une autre autorité de contrôle lorsque cela est nécessaire.

Vous avez le droit de recevoir une copie de toute documentation montrant les garanties appropriées qui ont été prises en faisant une demande via l’entité locale du TMFGroup qui a collecté vos Données Personnelles ou par e-mail à l’adresse dataprotection@tmf-group.com.

7. Sécurité

TMF Group prendra des mesures raisonnables pour garantir que vos Données Personnelles sont correctement sécurisées en utilisant des mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées, afin qu’elles soient protégées contre toute utilisation non autorisée ou illégale, altération, accès ou divulgation non autorisés, destruction accidentelle ou illicite, et perte. Le chiffrement est appliqué pour garantir la confidentialité des données lorsque cela est jugé nécessaire ; nous déployons des mécanismes de contrôle d’accès pour garantir que seuls les personnels autorisés peuvent accéder aux données personnelles ; et nous sensibilisons les employés à l’importance de protéger les données personnelles grâce à des formations sur la sécurité de l’information et la protection de la vie privée. L’accès aux Données Personnelles est accordé selon le principe du « Moindre Privilège ». De plus, nous nous assurons contractuellement que tout tiers traitant vos Données Personnelles pour le compte d’une entité affiliée au TMF Group adhère aux principes CIA (Confidentialité, Intégrité, Disponibilité) de manière sécurisée.

8. Conservation des Données

Nous appliquons les durées de conservation des données requises par les lois applicables du ou des pays où vos données sont traitées et conformément à la Politique de Conservation des Données du TMF Group. Lorsque cette politique ou les lois applicables ne prévoient pas autrement, une durée de conservation des données de dix (10) ans est appliquée.

9. Vos Droits

Sous réserve des conditions prévues par la loi applicable, vous avez le droit de demander l’accès à vos Données Personnelles, leur rectification ou leur effacement, ainsi que de restreindre ou de vous opposer au traitement de vos Données Personnelles, et le droit à la portabilité des données. Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez envoyer un e-mail à l’entité locale du TMF Group qui a collecté vos Données Personnelles ou à dataprotection@tmf-group.com en précisant votre demande. Vous pouvez également nous contacter via le formulaire de contact disponible ici: le Formulaire de Demande de la Personne Concernée du TMF Group. Nous répondrons à votre demande conformément à la loi applicable. Dans votre demande, veuillez nous indiquer quel droit vous souhaitez exercer, y compris quelles Données Personnelles vous souhaitez modifier, si vous souhaitez qu’elles soient effacées de notre base de données, ou autrement nous faire savoir quelles limitations vous souhaitez imposer à notre utilisation de celles-ci. Nous essaierons de répondre à votre demande dès que raisonnablement possible. Veuillez noter que nous pourrions avoir besoin de conserver certaines Données Personnelles à des fins de tenue de registres et/ou pour compléter toute transaction commencée avant votre demande d’exercice de vos droits mentionnés ci-dessus.

Dans le cas où vos Données Personnelles sont traitées sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en envoyant un e-mail à l’entité locale du TMF Group qui a collecté vos Données Personnelles ou à dataprotection@tmf-group.com en précisant votre demande, sans affecter la légalité du traitement basé sur le consentement avant son retrait.

Le retrait de votre consentement n’affectera pas la légalité de tout traitement que nous avons effectué avant votre retrait, ni le traitement de vos informations personnelles effectué sur la base d’autres motifs légaux que le consentement.

Vous pouvez déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans votre État membre de résidence, si vous considérez que la collecte et l’utilisation de vos Données Personnelles enfreignent cette Déclaration de Confidentialité ou la loi applicable.

Modifications de cette Déclaration de Confidentialité

Nous nous réservons le droit de mettre à jour ou de modifier la Déclaration de Confidentialité conformément aux lois applicables, aux changements dans les mesures organisationnelles et techniques, ou à d’autres nouvelles perspectives. Si une modification fondamentale de la nature de l’utilisation de vos Données Personnelles est impliquée ou si la modification vous concerne de toute autre manière, nous nous assurerons que l’information vous soit fournie bien avant que la modification ne prenne effet.

Contactez-nous

Si vous avez des questions concernant cette Déclaration de Confidentialité ou notre gestion de vos Données Personnelles en général, ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous envoyer un e-mail à dataprotection@tmf-group.com en précisant la nature de votre demande. Vous pouvez également exercer vos droits via le formulaire de contact inclus ici.

Télécharger

Privacy Statement – TMF Group | April 2024 | Version 2.2

Privacy Statement – TMF Group | September 2023 | Version 2.1

Privacy Statement – TMF Group | 1 April 2023 | Version 2.1

Privacy Statement – TMF Group | September 2022 | Version 2.0

Privacy Statement – TMF Group | June 2018 | Version 1.0